電気代・ガス代・水道代は経費計上できる?勘定科目や仕訳例を紹介

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電気代・ガス代・水道代は経費計上できる?

仕事専用の事務所を借りている場合は、水道光熱費を全額経費としてOKです。

自宅を仕事場としている場合は、全額を経費計上することはできません。家事按分によって、一部を経費として計上しましょう。

とくに、ガス代や水道代を経費計上するときは注意が必要です。仕事でガスや水道を使うことはほとんどないと考えられるため、経費とする割合によっては指摘を受ける可能性もあります。

そこでこの記事では、フリーランスや個人事業主向けに、

  • 電気代・ガス代・水道代を経費計上するときのポイント
  • 勘定科目の選び方
  • 家事按分の方法

などについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

【事務所を借りている場合】電気代・ガス代・水道代を全額経費としてOK

仕事専用の事務所を借りている場合は、

  • 電気代
  • ガス代
  • 水道代

全額経費として問題ありません。

たとえば、事務所のガス代を事業用口座から支払った場合は、以下のように勘定科目「水道光熱費」として仕訳しましょう。

借方貸方摘要
水道光熱費 5,000円普通預金 5,000円ガス代5月分

電気代や水道代も同様に仕訳します。

インターネット代なども全額経費としてOKです。

【在宅ワークの場合】電気代は経費になる?

自宅はプライベートな生活空間でもあるため、電気代の全額を経費計上することはできません。家事按分によって何割かを経費計上しましょう。

家事按分とは、業務に関わる割合に応じて、費用の一部を経費計上することです。

たとえば、作業時間が1日6時間である場合、電気代の25%(6時間 ÷ 24時間 × 100)を経費計上できます。電気代が8,000円の場合、2,000円を経費とするイメージです。

家事按分において「何割まで経費計上できるか」という明確なルールはありません。

基本的には、それぞれのワークスタイルに合わせて、自由に割合を設定できます。

とはいえ、経費計上する比率が常識の範囲を超えていたり、計算の根拠が不明確であったりすると、税務署から指摘を受ける可能性もあるため注意が必要です。

電気代を家事按分する場合は、

  • 作業部屋の面積
  • 作業時間
  • 消費電力

などを根拠にしましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
水道光熱費 2,500円事業主借 2,500円電気代5月分(按分比率25%)

自宅の電気代1万円を個人の口座から支払い、25%を経費とする場合は、上記のように仕訳します。

忘れないよう、摘要欄に按分比率を記録しておきましょう。

残りの7,500円はプライベートな費用であるため、仕訳をする必要はありません。

【在宅ワークの場合】ガス代・水道代は経費になる?

電気代とは異なり、ガス代や水道代は一般的に経費として認めてもらえません。

一般的な仕事において、ガスや水道を使うことはほとんどないと考えられるからです。

実際、仕事中に水道を使うのは、トイレに行ったときくらいでしょう。一般的に、自宅のトイレの水道代は、全体の約20%です。そのうち、仕事中の水道代は3〜10%程度でしょう。

つまり、水道代を経費計上するとしても、ごくわずかな金額になってしまいます。ガス代については、さらに少額になるかもしれません。

ただし、次のような仕事をしている場合は、ガス代や水道代も経費として認められるため、家事按分したうえで計上しましょう。

  • 料理動画を制作している
  • アナログ作品制作のために大量の水やガスを使う

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
水道光熱費 4,000円事業主借 4,000円ガス代5月分(按分比率50%)

料理動画を制作しているYouTuberが、自宅のガス代8,000円を個人口座から支払い、その半分を経費計上する場合は、上記のように仕訳します。

勘定科目は電気代と同様、「水道光熱費」でOKです。

電気代・ガス代・水道代を経費計上するときの3つのポイント

水道光熱費を経費計上するときは、次のようなポイントに注意しましょう。

  1. 領収書がなくても経費計上できる
  2. 税務署から指摘されたときは事業内容をしっかりと説明する
  3. 制作した動画などを残しておく

以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1.領収書がなくても経費計上できる

水道光熱費を経費計上するときは、領収書や明細書を保管しておくのがベストです。

ただし、

  • 口座振替のため領収書がない
  • 領収書をなくしてしまった

という場合でも経費計上して問題ありません。

領収書の代わりに口座振替の記録などを見せれば、税務署も納得してくれます。厳しく調べられる場合でも、税務署が各企業に問い合わせれば、すぐに正しい金額がわかるため、しっかりと経費計上しておきましょう。

2.税務署から指摘されたときは事業内容をしっかりと説明する

「仕事でガスや水道を使うことはほとんどない」というイメージが強いため、ガス代や水道代を経費計上すると、税務署から指摘を受ける可能性もあります。

ただ、指摘されたときは、事業内容について自信をもって説明することが大切です。

税務署の担当者は、すべての仕事内容を詳しく知っているわけではありません。

たとえば、

  • YouTuber
  • イラストレーター
  • 芸術家

などとして活動するうえで、どのような費用がかかるのか知らない担当者も多いでしょう。

説明不足が原因で、水道代やガス代を経費として認めてもらえないのはもったいないですよね。

税務調査などの際には、どのような作業で水やガスを使うのか、しっかりと説明しましょう。

3.制作した動画などを残しておく

ガス代や水道代を経費として認めてもらうためには、仕事をするうえで本当にガスや水が必要であることを証明する必要があります。

必要に応じて、

  • ガスや水を使って制作した作品
  • YouTubeにアップした料理動画

などを保存しておき、指摘を受けたときに提示しましょう。

電気代・ガス代・水道代を正しく経費計上して節税しよう!

今回は、個人事業主やフリーランス向けに、電気代・ガス代・水道代を正しく経費計上するポイントについて解説しました。

さまざまな費用をコツコツと経費計上することで、大きな節税効果を得られます。水道光熱費についても、忘れずに経費計上しましょう。

節税効果を高めるためには、経費の本質について理解しておくことも大切です。以下のような本を軽く読んでおくだけでも経費に対する意識が変わりますので、ぜひチェックしてみてください。

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また、フリーランスや個人事業主が経費計上できるものについては、以下の記事でも詳しく紹介していますので、あわせて読んでみてください。

フリーランスが経費計上できるものをチェック>>

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といった場合は、無料で税理士を紹介してもらえる『税理士ドットコムなどを利用するとよいでしょう。

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電気代・ガス代・水道代以外にもある!忘れずに経費計上しておくべき費用

電気代やガス代以外では、次のような費用を経費計上できる可能性があります。

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経費として認められるかの判断基準をしっかりと理解して、節税につなげましょう。

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