バーチャルオフィスを利用する際は、基本的に審査を受けなければなりません。
スムーズに審査を通過できるよう、しっかりと準備しておきましょう。
この記事では、
- 審査に落ちる原因
- 合格するためのポイント
などを解説します。
バーチャルオフィスの利用を検討している人は、ぜひチェックしてください。
目次
バーチャルオフィスの審査は厳しい？
バーチャルオフィスを契約する際は、審査に合格する必要があります！
審査は基本的にそれほど厳しくはないのですが、書類の不備などがあると落ちるケースもあるため、しっかりと準備しておきましょう。
バーチャルオフィスは、複数の人が同じ住所を利用するサービスです。
一部の利用者による迷惑行為や犯罪によって、他の利用者に被害が及ぶかもしれません。さらにはバーチャルオフィスの運営自体ができなくなる可能性もあります。
犯罪やトラブルを未然に防ぐためには、契約時に適切な審査を実施する必要があるのです！
犯罪収益移転防止法によりバーチャルオフィスの審査は以前よりも厳しくなった
犯罪収益移転防止法とは、犯罪で得た収益の移転を防止するための法律です。
- マネーロンダリング
- テロ行為
などに資金が流れることを防ぐために制定されました。
バーチャルオフィスが犯罪に使用されるケースもあることから、2008年に犯罪収益移転防止法の対象に加えられ、契約時の審査は以前よりも厳しくなりました。
運営会社には、犯罪収益移転防止法に定められた基準による審査が義務付けられています。
審査の甘いバーチャルオフィスは要注意
「審査を受けるのは面倒……」と感じる人もいるかもしれません。
しかし、誰でも簡単に利用できるバーチャルオフィスには注意が必要です。
審査の甘いバーチャルオフィスは、犯罪を目的とする利用者が入り込んでしまうリスクもあり、それによってバーチャルオフィスが摘発される可能性もあります。
審査の目的は、犯罪に利用されることを防ぐことです。
契約時に、本人確認や審査を適切に実施するバーチャルオフィスを選びましょう！
一般的なバーチャルオフィスにおける審査の流れ
一般的な審査では、書類審査と居住確認が行われます。
犯罪収益移転防止法によって運営会社には「取引時確認」が義務付けられているため、下記の項目についてチェックされます。
書類に記載された住所が実際に使われているのかを確認するため、多くの場合は郵便による居住確認が行われます。
以下、審査を受けるために必要な書類や居住確認について詳しく解説しますので、チェックしておきましょう。
必要書類を提出する
本人確認ができる書類を提出します。運営会社によって異なりますが、本人確認に必要な書類は以下のとおりです。
代表者以外の担当者が手続きをする場合は、以下の2点も必要です。
- 委任状
- 担当者の身分証明書2点
さらに、印鑑登録証明書や事業概要説明書類（事業計画書など）が必要な場合もあります。
運営会社によって必要書類は異なるため、事前に確認してから準備しましょう。
居住確認を受ける
運営会社によって方法は異なりますが、多くの場合は
- 本人限定受取郵便
- 転送不要郵便
を使用して居住確認が行われます。
転送不要郵便とは、送付した住所に届かない場合は差出人に戻るように指定された郵便のことです。転送不要郵便を利用することで、実際に居住しているという証明になります。
郵便による居住確認の流れは、以下のとおりです。
- 書類に記載した住所にて本人限定受取郵便や転送不要郵便を受け取る
- 受け取った書類に必要事項を記入して返送する
- 運営会社にて確認を行う
オンライン本人確認「eKYC」
近年では、オンライン上で安全に本人確認ができる「eKYC」を導入しているバーチャルオフィスもあります。
eKYCは「electronic Know Your Customer」の略で、犯罪収益移転防止法に準拠した仕組みです。
オンライン上で本人確認が完了するため、郵便による居住確認は必要ありません。
サービス利用開始までの時間を短縮したい人は、eKYCを取り入れている運営会社を選ぶとよいでしょう！
バーチャルオフィスの審査に落ちる理由
一般的な賃貸オフィスに比べれば、バーチャルオフィスの審査はそれほど厳しくありません。
しかし、審査に落ちてしまうケースもあるため注意が必要です。以下、審査に落ちる理由について順番に見ていきましょう。
提出書類に不備がある
すべての必要書類を提出できない場合は、審査を受けられない可能性があります。
取り寄せなければならない書類や、事業計画書のように作成に時間を要する書類もあるため、事前に準備しておきましょう。
事業内容が明確ではない
事業内容が明確でないと、サービスの利用に適しているかを判断できないため、審査に落ちてしまう可能性があります。
事業内容が具体的にわかる資料を準備して、的確に伝えられるようにしましょう。
事業内容がバーチャルオフィスに向いていない
- 来客が多い事業
- クレームが発生しやすい事業
- トラブルが起きそうな事業
などは、審査に落ちる可能性もあります。
また、人材派遣業や不動産業など、行政機関の許認可を受けるためにオフィススペースが必要な業種は、バーチャルオフィスの利用ができないケースもあるため注意しましょう。
規約で禁止されている業種である
運営会社によっては、特定の業種の利用を規約で禁止している場合もあります。
たとえば、
- 反社会的勢力に関わる活動
- 政治・宗教活動
- 風俗
- マルチ商法
- ギャンブル
- 情報商材の販売
などを目的とした利用は、禁止されているケースが多いでしょう。
バーチャルオフィスの審査に受かるための4つのポイント
バーチャルオフィスの審査に受かるためには、しっかりと準備をする必要があります。
次のようなポイントに注意しましょう。
1．提出書類に正しい情報を記入する
氏名や住所などの基本情報はもちろん、事業内容や利用目的といった情報も正しく記入しましょう。
書き間違いや記入漏れにも注意が必要です。
新規のビジネスで実績がない場合でも嘘の情報を記入することは避け、誠実に伝えるようにしましょう！
2．ホームページを作成する
審査に受かりやすくするために、事業内容がわかるホームページを作成するのもおすすめです。
ホームページを作成すれば、事業の実態を伝えやすく、信用度が高まります。
ホームページがない場合は、事業計画書や事業内容がわかる以下のような資料を準備しておきましょう。
- 取引先との契約書のコピー
- 会社案内やパンフレット
- 制作物や製品
- 見積書や注文書
まだ実績がない場合は、事業を始めるにあたって取得した資格や検定などを伝えるとよいでしょう。
3．事業内容や利用目的を明確にする
審査では本人確認だけではなく、バーチャルオフィスの利用目的についての説明を求められます。
バーチャルオフィスを利用してどのような事業を行うのか、内容や目的を明確にしておきましょう。
4．マナーを守る
審査を受けるうえで、マナーや雰囲気は意外と重要なポイントです。
電話やメールでの言葉遣いなど、基本的なビジネスマナーを守り、誠実で丁寧な対応を意識しましょう。
バーチャルオフィスの担当者と、しっかりとコミュニケーションを取ることも大切です。
適切な審査を実施するバーチャルオフィスを利用しよう！
今回は、バーチャルオフィスの審査に落ちる原因と対策について解説しました。
バーチャルオフィスの利用を検討している人は、しっかりと準備してから審査を受けましょう。
バーチャルオフィスの運営会社は、犯罪収益移転防止法に定められた基準で審査を行います。
審査は以前より厳しくなりましたが、犯罪に使用されることを防ぐために必要な手続きです。
安心して利用できるよう、適切な審査を実施するバーチャルオフィスを選択しましょう。
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