フリーランスが経費計上できるもの・できないもの一覧

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フリーランスにとって、経費に関する知識はとても重要です。

経費についての理解を深め、うまく処理すれば、大きな節税効果を得られます。

この記事では、経費に関する基礎知識や、フリーランスが経費計上できるものなどを紹介しますので、ぜひチェックしてください。

この記事でわかること
・フリーランスは経費をいくらまで計上できる?
・フリーランスはどこまで経費にできる?
・経費を仕訳するときの勘定科目は?
・フリーランスの確定申告を簡単に終わらせる方法は?

それぞれのポイントについて順番に見ていきましょう。

フリーランスは経費をいくらまで計上できる?

フリーランスが経費として計上できる金額に上限はありません。

法人の場合は、接待交際費に関して一定の条件があるため混同されがちですが、フリーランスに対してはとくに制限はないのです。

極端な話、いくらでも経費として計上できます。

所得税は、以下の式で算出した所得金額に対して課税されるため、節税を考えるなら、できるだけ多くの費用を経費として計上することが重要です。

[所得 = 売上 経費 各種控除

とはいえ、すべての支出が経費として認められるわけではありません。

そもそも経費とは事業に関係する支出

経費とは、事業を進めるうえで必要な支出のことです。

仕事とは関係ない趣味などのために使った費用は、経費としては認められません。

ただ、どのような支出が経費として認められるのか、法律などで細かく決められているわけではなく、基本的には自己判断で経費計上します。

事業とは無関係の費用まで経費計上するとペナルティを受ける可能性もある

自己判断できるからといって、事業とは無関係のものまで経費計上すると、税務署から指摘を受ける可能性もあります。

最悪の場合、追加徴税などのペナルティが課せられたり、脱税の罪に問われたりするため注意しましょう。

経費計上できるかどうかは事業内容によって異なる

ある費用を経費計上できるかどうかは、フリーランスとしての事業内容によって異なります。

たとえば、漫画の購入費用は、一般的には経費として認められませんが、Webライターがレビュー記事を書くために購入した場合は経費計上できるでしょう。

「購入したもの」ではなく、「事業との関係性」によって経費とできるか判断することが重要です。

フリーランスが経費計上できるもの一覧

ここでは、フリーランスが一般的に経費として計上できるものを紹介します。

フリーランスが経費にできるもの
・家賃
・電気代
・パソコン代
・パソコンソフト代・ツール代
・インターネット代
・サーバー代・ドメイン代
・外注費
・交通費
・検定料
・スクール代・セミナー参加費
・書籍代
・飲食代

以下、それぞれの経費の概要や、勘定科目の例などを解説しますので、参考にしてください。

家賃(自宅の一部を仕事場としている場合)

自宅の一部を仕事場としているフリーランスは、家事按分によって家賃の何割かを経費として計上できます。

家事按分とは、一定の基準によって事業に関する割合を算出し、費用の何割かを経費計上することです。

自宅は、プライベートな生活の場でもあるため、全額を経費とすることはできません。

たとえば、自宅全体の面積が80㎡で、そのうち20㎡を仕事場として使用している場合、家賃の25%を経費として計上できます。全体の家賃が12万円の場合、そのうちの25%である3万円を経費計上できるのです。

家事按分については、

  • 割合を決める基準
  • 割合の上限

などのルールが細かく決められているわけではありません。

基本的には、フリーランス自身が自由に設定できます。

とはいえ、按分比率の根拠が不明確であったり、経費とする比率が大きすぎたりすると、税務署から指摘される可能性もあるため注意が必要です。

質問されたときに自信をもって説明できるよう、仕事部屋の面積や作業時間などを根拠として按分比率を決めるとよいでしょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
地代家賃 30,000円事業主借 30,000円家賃1月分(按分比率25%)

個人用口座から自宅の家賃12万円を支払い、家事按分によって25%を経費計上する場合は、上記のように仕訳を行います。

勘定科目は「地代家賃」とするのが一般的です。

経費としない9万円分については、仕事とは関係ない費用であるため、仕訳する必要はありません。

家賃(専用の仕事場を借りている場合)

事業の規模が大きくなってくると、専用の仕事場を借りるケースもあるでしょう。

専用の仕事場の家賃は、全額を経費として計上できます。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
地代家賃 70,000円普通預金 70,000円家賃1月分

事業用の口座から事務所の家賃7万円を支払った場合の仕訳例は、上記のとおりです。

事業用口座から支払った場合、貸方の勘定科目は「普通預金」としましょう。

電気代

自宅や仕事場の電気代も経費として計上できます。

専用の仕事場を借りている場合は全額を経費とできますが、自宅の一部を仕事場としている場合は、家賃と同様に家事按分しなければなりません。

面積や時間などを基準として、按分比率を決めましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
水道光熱費 2,000円事業主借 2,000円電気代2月分(按分比率25%)

自宅を仕事場としているフリーランスが電気代8,000円を個人用口座から支払い、そのうち25%を経費計上する場合、上記のように仕訳を行います。

パソコン代

フリーランスとして働くために欠かせないパソコンの購入費用も、経費として計上できます。

ただし、以下のように、金額によって処理方法を変えなければなりません。

  • 10万円未満のパソコン:全額まとめて経費とする(勘定科目:消耗品費)
  • 10万円以上のパソコン:固定資産として減価償却する(勘定科目:器具備品)

具体的な仕訳方法も確認しておきましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
消耗品費 90,000円事業主借 90,000円パソコン代

パソコンの購入費用9万円を個人のクレジットカードで支払った場合は、上記のように仕訳します。

10万円未満であるため勘定科目は「消耗品費」とし、全額まとめて経費にしましょう。

借方貸方摘要
器具備品 190,000円普通預金 190,000円パソコン代

10万円以上のパソコンは、固定資産に該当します。勘定科目「器具備品」として仕訳したうえで、減価償却しましょう。

パソコンソフト代・ツール代

  • パソコンにインストールして使うソフト(勘定科目:消耗品費)
  • オンライン上で利用するツール(勘定科目:通信費)

などの料金も経費として認められます。

デザイン関連ソフトやアクセス解析ソフト、確定申告ソフトなどを導入するケースも多いでしょう。

高額な費用であるため、しっかりと経費計上することが大切です。

10万円以上の場合、勘定科目「ソフトウェア」として仕訳したうえで、パソコン代と同様、固定資産として減価償却しましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
消耗品費 11,000円普通預金 11,000円パソコンソフト代

インストールタイプの確定申告ソフトを購入し、事業用口座から支払った場合は、上記のように仕訳します。

摘要欄には、具体的なソフト名を記載してもOKです。

借方貸方摘要
通信費 6,000円普通預金 6,000円アクセス解析ツール利用料

オンラインで使用するアクセス解析ツールの料金は、上記のように勘定科目「通信費」として仕訳しましょう。

インターネット代

インターネットも、Web系フリーランスには欠かせません。

インターネット代も経費として認められるため、以下のように計上しましょう。

  • 事業専用のインターネット回線の場合:全額
  • 事業以外でも使うインターネット回線の場合:家事按分により一部

スマートフォンやモバイルWi-Fiの料金も、同様に経費計上できます。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
通信費 6,500円普通預金 6,500円インターネット代12月分

事業専用インターネット回線の料金6,500円を事業用口座から支払った場合、上記のように仕訳しましょう。

サーバー代・ドメイン代

  • Webサイトを開設するためのレンタルサーバー代
  • 独自ドメインを取得するためのドメイン代
  • WordPressの有料テーマ代

なども経費として計上しましょう。

勘定科目は「通信費」として、以下のように仕訳するのが一般的です。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
通信費 4,800円普通預金 4,800円WordPressテーマ代

Webサイト構築のためにWordPressのテーマを購入したときの費用は、上記のように仕訳します。

外注費

  • ライティング
  • プログラミング
  • コンサルティング
  • デザイン

といった仕事を他のフリーランスや業者に依頼する場合の費用も、経費として計上できます。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
外注費 15,000円普通預金 15,000円Webライティング外注費

Webライティングの仕事を外注した場合は、上記のように仕訳します。

摘要欄に、

  • プロジェクト名
  • 記事名
  • ライター名

などをメモしておくと、わかりやすいでしょう。

交通費

事業に関する交通費も経費として計上できます。

  • 打ち合わせ場所へ移動するための電車代
  • 取引先の会社へ行くためのバス代

などは、しっかりと計上しておきましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
旅費交通費 800円事業主借 800円バス代

打ち合わせ場所まで行くためのバス代800円を個人の現金から支払った場合は、上記のように仕訳します。

何のためのバス代か忘れないよう、摘要欄に打ち合わせ相手の名前などをメモしておくのもおすすめです。

検定料

事業に関係するものなら、資格試験を受けるための費用も経費として計上できます。

Web系フリーランスの場合、

  • SEO検定
  • WEBライティング技能検定
  • ビジネス著作権検定
  • ITパスポート

といった資格であれば、事業に関係するものとして認められるでしょう。

当然ですが、仕事と関係ない資格の取得費用は、経費計上できません。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
研修費 10,000円普通預金 10,000円検定料

検定を受けるための費用は、上記のとおり、勘定科目「研修費」として仕訳しましょう。

スクール代・セミナー参加費

事業に関することを学ぶためのスクール代やセミナー参加費も経費にできます。

  • 通学制のスクール
  • オンラインの学習サイト

などを利用した場合は、勘定科目「研修費」として仕訳しましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
研修費 7,500円普通預金 7,500円セミナー参加費

Webマーケティングのセミナーに参加し、7,500円を事業用口座から支払った場合は、上記のように仕訳します。

摘要欄にはセミナー名なども記載しておくと、見返したときにわかりやすいでしょう。

書籍代

フリーランスとして働くうえで必要な知識を得るためなら、書籍の購入費用も経費計上できます。

  • 資格取得のための参考書
  • マーケティングやSEOを学ぶための本
  • 書評を書くための小説や漫画

などの購入費用は、経費として認められるでしょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
新聞図書費 1,500円事業主借 1,500円書籍代

Webマーケティングの資格取得のために参考書を購入し、個人の現金で支払った場合、上記のように仕訳します。

飲食代

  • 取引先との打ち合わせ
  • クライアントの接待

といった目的であれば、飲食代も経費として認められます。

飲食代を経費とするときは、仕事に関する費用であることを証明するために、

  • 領収書にクライアント名をメモしておく
  • 打ち合わせの議事録を保管しておく

といった対策をしておきましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
会議費 1,400円事業主借 1,400円打ち合わせ(取引先名)

喫茶店で取引先の担当者と打ち合わせを行い、個人のクレジットカードで支払った場合は、上記のように仕訳します。

打ち合わせの場合は、勘定科目「会議費」として仕訳するのが一般的です。

借方貸方摘要
接待交際費 12,000円事業主借 12,000円打ち上げ(クライアント名)

クライアントとプロジェクトの打ち上げを行い、個人の現金で支払った場合は、上記のように勘定科目「接待交際費」として仕訳します。

フリーランスが経費計上できないもの一覧

ここまで紹介したように、フリーランスは意外と多くの費用を経費として計上できます。

一方、以下のような費用は経費計上できないので注意しましょう。

フリーランスが経費にできないもの
・ガス代・水道代(自宅の一部を仕事場としている場合)
・食費
・所得税・住民税
・福利厚生費
・罰金

順番に詳しく解説していきます。

ガス代・水道代(自宅の一部を仕事場としている場合)

自宅を仕事場としている場合、電気代の一部は経費にできるのですが、ガス代や水道代は経費計上できません。

電気は仕事をするために欠かせませんが、ガスや水道はほとんど使いませんよね。トイレで使う水も全体の数%であるため、基本的には経費として認められないのです。

ただし、

  • ガス器具を使って作品を制作する
  • 料理動画を撮影するためにガスや水を使う

といった場合は、家事按分によって一部を経費計上できるでしょう。

専用の仕事場のガス代や水道代は、全額経費として計上できます。

食費

普段の食費も経費としては認められません。

「食べなければ仕事ができない」といった理由も認められず、家事按分をしても経費計上できないため注意しましょう。

前述のとおり、会議や接待のための飲食代は経費としてOKです。

所得税・住民税

所得税や住民税などの税金は、事業とは関係なく支払うものであるため、経費計上できません。

国民健康保険や国民年金といった社会保険料も、経費ではないため注意しましょう。

福利厚生費

法人の場合とは異なり、フリーランスの場合は福利厚生費を経費計上できません。

福利厚生費は、自分のためではなく従業員のために使う費用だからです。

  • プライベートな旅行代
  • フィットネスクラブの会費

などを経費にすることはできないため注意しましょう。

罰金

仕事に関係するとしても、罰金などは経費として認められません。

  • 駐車違反の罰金
  • 過少申告加算税や無申告加算税

などを経費計上しないよう注意しましょう。

***

ここまで紹介したように、意外な費用が経費として認められる一方で、経費計上できない費用もあります。

ペナルティを避けつつ節税効果を高めるためには、経費の本質について理解しておくことが重要です。

以下の本では、経費の考え方について初心者にもわかりやすく解説されているので、ざっと目を通しておくとよいでしょう。

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フリーランスの経費管理には確定申告ソフトがおすすめ!

フリーランスの経費管理をスムーズに行うためには、確定申告ソフトを導入するのがおすすめです。

確定申告ソフトを活用すれば、経費管理や確定申告のストレスを軽減できます。

  • 確定申告書を自動で作成してくれる
  • 領収書やレシートを自動で仕訳してくれる
  • クレジットカードや銀行口座と連携できる

といったソフトも多いため、ぜひ利用しましょう。

代表的な確定申告ソフトは以下の3つです。

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どのソフトも、専門知識がない人でも簡単に使えるので、まずは無料版から試してみましょう。

以下の記事で各ソフトについて詳しく紹介していますので、参考にしてください。

フリーランスが経費を処理する際に注意すべき3つのポイント

経費を処理するときや確定申告を行うときは、次のようなポイントに注意しましょう。

  1. 領収書やレシートは7年間保管しておく
  2. 必要に応じて議事録やメールなどを残しておく
  3. 完全に仕事用と言い切れない場合は家事按分しておく

順番に詳しく解説していきます。

1.領収書やレシートは7年間保管しておく

経費に関する領収書やレシートは、7年間保管しておく必要があります。

ただ、保管方法に関する決まりはありません。

  • 台帳に貼り付ける
  • 月ごとに封筒に入れる

など、自分が管理しやすい方法を選びましょう。

領収書やレシートを確定申告時に提出する必要はありませんが、税務調査などで求められた場合は提出しなければなりません。

2.必要に応じて議事録やメールなどを残しておく

領収書やレシートだけでなく、必要に応じて打ち合わせ議事録やメールなどを残しておくことも大切です。

とくに飲食代などについては、プライベートとの線引きが曖昧になりがちなため、税務署も厳しくチェックしています。

事業に関する飲食であることを証明できるよう、

  • 打ち合わせ内容を記録しておく
  • 領収書に参加者名やプロジェクト名をメモしておく

といった対応をしておきましょう。

3.完全に仕事用と言い切れない場合は家事按分しておく

完全に仕事用と言い切れないものは、全額を経費して処理せず、家事按分しておくことも大切です。

家賃や電気代、パソコンの購入費用などは、家事按分すべき代表的なものといえるでしょう。

プライベートでも使っているものを全額経費として計上すると、追加徴税などのペナルティを受ける可能性もあります。

フリーランスは経費にできるものを把握して節税しよう!

今回は、フリーランスの経費処理について解説しました。

無駄な出費は避けるべきですが、できるだけ多くの費用を経費計上したほうが節税につながります。

経費として計上できる費用と計上できない費用をしっかりと見分け、節税していきましょう。

経費管理や確定申告の手間を減らすためには、確定申告ソフトの活用も大切です。

有名なソフトは以下の3つですので、ぜひ導入を検討してみましょう。

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フリーランスの節税には青色申告もおすすめ

より大きな節税効果を得るためには、青色申告を行って65万円の特別控除を受けることも重要です。

難しいイメージのある青色申告ですが、確定申告ソフトを利用すれば専門知識がなくても意外と簡単にできますので、ぜひ挑戦してみましょう。

青色申告の詳しい方法については、以下の記事でわかりやすく解説しています。

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