バーチャルオフィス利用料は経費計上できる?勘定科目・仕訳例を紹介

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バーチャルオフィスは経費?勘定科目・仕訳例を紹介

事業用の住所をレンタルするために、バーチャルオフィスを利用している人も多いでしょう。

この記事では、主にフリーランスや個人事業主向けに、

  • バーチャルオフィス利用料を経費計上するときのポイント
  • 勘定科目や仕訳例

などを紹介しますので、ぜひチェックしてください。

バーチャルオフィス利用料は経費計上できる!

バーチャルオフィス利用料は経費計上可能!

事業用の住所や電話番号を借りるためにバーチャルオフィスを利用している場合は、その費用を経費として計上できます。

そもそも経費とは、事業を進めるうえで発生した支出のことです。

  • 名刺に記載するための住所をレンタルしている
  • ネットショップ運営用の住所をレンタルしている

といった場合、その費用は事業に関連するものとして認められるでしょう。

ただし、事業とは関係のない理由でバーチャルオフィスを利用した場合は、経費計上できません。

バーチャルオフィス利用料を経費計上するときの勘定科目・仕訳例

バーチャルオフィス関連の費用を経費計上する際は、以下のように勘定科目を使い分けましょう。

  1. バーチャルオフィスの利用料を支払った場合:支払手数料
  2. 会議室をレンタルした場合:会議費
  3. 郵便物転送サービスを利用した場合:通信費
  4. 電話代行サービスを利用した場合:外注工賃

勘定科目の選び方について絶対的なルールがあるわけではないため、「雑費」として処理したり、新しい勘定科目を設定したりしてもOKです。

ただし「雑費」を使いすぎると、何にどの程度の経費がかかっているのかを把握しにくくなるため注意しなければなりません。

コノハ
コノハ

経費の発生状況を把握できるよう、自分なりのルールを決めておきましょう!

以下、経費計上のポイントや仕訳例を紹介します。

1.バーチャルオフィスの利用料を支払った場合

バーチャルオフィスはレンタルオフィスなどとは異なり、実際の空間を借りるわけではないため、勘定科目「支払手数料」として仕訳しましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
支払手数料 8,000普通預金 8,000バーチャルオフィス利用料

バーチャルオフィスの利用料を事業用の口座から支払った場合は、上記のように仕訳しましょう。

摘要欄には「バーチャルオフィス利用料」などと記載しておきます。

2.会議室をレンタルした場合

バーチャルオフィスに併設された会議室をレンタルすると、別途料金が発生するのが一般的です。

クライアントとの打ち合わせのために会議室を借りた場合は、勘定科目「会議費」として仕訳します。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
会議費 2,500現金 2,500会議室利用料

クライアントと打ち合わせをした場合は、上記のように仕訳します。オンライン会議の場合でも「会議費」として仕訳すれば問題ありません。

摘要欄にクライアント名を記載しておくと、後で見返したときにわかりやすいでしょう。

作業するために会議室を借りた場合は、「雑費」として処理すればOKです。

3.郵便物転送サービスを利用した場合

オプションとして

  • 郵便物転送サービス
  • 電話転送サービス

を利用した場合は、勘定科目「通信費」として仕訳しましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
通信費 3,000普通預金 3,000電話転送サービス利用料

電話転送サービス利用料を事業用の口座から支払う場合は、上記のように仕訳します。

郵便物転送サービスの場合も同様です。

4.電話代行サービスを利用した場合

バーチャルオフィスによっては、

  • 電話代行サービス
  • 秘書代行サービス

などを利用できる場合もあります。

これらの費用は、勘定科目「外注工賃として仕訳しましょう。

勘定科目・仕訳例

借方貸方摘要
外注工賃 3,000円普通預金 3,000電話代行サービス利用料

電話代行サービス利用料を事業専用の口座から支払った場合は、上記のように仕訳します。

バーチャルオフィス利用料を経費計上するときの3つの注意点

経費計上するときは、次のようなポイントに注意しましょう。

バーチャルオフィス利用料を経費計上するときの注意点
1.一括して記載されている場合は分ける必要はない
2.地代家賃として仕訳するのは避ける
3.仕訳のルールを決めておく

以下、それぞれのポイントについて簡単に解説します。

1.一括して記載されている場合は分ける必要はない

領収書や請求書に「バーチャルオフィス利用料」などと一括して記載されている場合は、勘定科目「支払手数料」としてまとめて処理しましょう。

  • 会議費
  • 通信費

などと、それぞれ仕訳する必要はありません。

2.地代家賃として仕訳するのは避ける

バーチャルオフィス利用料を地代家賃や賃借料として仕訳するのは適切ではありません。

レンタルオフィスなどとは異なり、実際の空間を借りているわけではないからです。

前述のとおり、勘定科目「支払手数料」として処理しましょう。

3.仕訳のルールを決めておく

仕訳するとき、勘定科目の選び方に関する絶対的なルールはありませんが、自分なりのルールは決めておきましょう。

仕訳するごとに勘定科目を変えたり、適当に処理したりすると、何にどのくらい費用がかかっているのかを把握しにくくなります。

バーチャルオフィス利用料に限りませんが、面倒だからといって安易に「雑費」として仕訳すると、収支を把握しにくくなるため注意が必要です。

バーチャルオフィス利用料の勘定科目を知って正しく経費計上しよう!

今回は、バーチャルオフィス利用料に関する経費計上のポイントを紹介しました。

事業用の住所をレンタルしている場合は、バーチャルオフィス利用料を経費計上できます。

できる限り多くの費用を経費計上することで節税効果が高まるため、忘れずに処理しましょう。

次の記事では、フリーランスが経費計上できる費用をまとめて紹介していますので、あわせてチェックしてみてください。

フリーランスが経費計上できるものをチェック>>

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バーチャルオフィス利用料以外にもある!しっかりと経費計上しておきたい費用

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費用勘定科目判断基準
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敷金・礼金・仲介手数料修繕費
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電気代・ガス代・水道代水道光熱費詳しくチェック>>
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新聞代新聞図書費
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ガチャ代・ゲーム代通信費
消耗品費
研究費
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福利厚生費
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